Prima di scegliere un gestionale, analizza come lavora la tua impresa
Il primo errore nella scelta di un software gestionale è partire dall'elenco delle funzionalità anziché dai problemi da risolvere.
Due imprese edili con lo stesso numero di dipendenti possono avere esigenze completamente diverse.
- Ristrutturazioni residenziali
Un'azienda specializzata nelle ristrutturazioni residenziali potrebbe gestire numerosi cantieri di piccole dimensioni, con preventivi frequenti e interventi relativamente brevi.
- Lavori pubblici
Un'impresa impegnata in lavori pubblici potrebbe avere commesse di lunga durata, contabilità lavori articolata, documentazione tecnica e numerosi soggetti coinvolti.
- Impiantistica
Un'azienda impiantistica potrebbe attribuire maggiore importanza alla pianificazione degli interventi, ai materiali, alle squadre e alle attività di manutenzione.
Prima di confrontare i gestionali, rispondi ad alcune domande:
- Quanti cantieri gestiamo contemporaneamente?
- Quante persone devono utilizzare il software?
- Quali attività svolgiamo ancora su Excel o su carta?
- Quali informazioni vengono inserite più volte?
- Dove perdiamo più tempo?
- Quali errori si verificano frequentemente?
- Quali strumenti utilizziamo già e vogliamo mantenere?
- Quali informazioni non riusciamo a consultare rapidamente?
Individua tre problemi prioritari
Non è necessario digitalizzare tutto immediatamente.
Potresti scoprire che le priorità della tua impresa sono:
- 01
Controllare i costi dei cantieri.
Oggi non riesci a conoscere tempestivamente quanto stai spendendo per ogni commessa.
- 02
Organizzare il personale.
Le presenze arrivano attraverso messaggi e vengono riportate manualmente in diversi documenti.
- 03
Centralizzare i documenti.
Contratti, fotografie, elaborati e comunicazioni sono distribuiti tra cartelle e dispositivi.
Queste tre esigenze devono diventare il punto di partenza della valutazione.
Un buon gestionale non è quello che offre più funzionalità in assoluto, ma quello che risolve meglio i problemi della tua impresa.
Verifica che sia progettato per il settore edile
Un gestionale aziendale generico può essere eccellente per fatturazione, anagrafiche e amministrazione.
Tuttavia, un'impresa edile lavora con processi specifici.
La commessa è spesso il centro dell'organizzazione. Intorno a essa ruotano preventivi, computi metrici, lavorazioni, dipendenti, materiali, fornitori, documenti e informazioni economiche.
Un software progettato per l'edilizia dovrebbe conoscere questa struttura.
Cosa verificare
Durante una demo, chiedi di creare un cantiere e di mostrare come vengono organizzate le informazioni collegate.
Il software permette di:
- Registrare i dati del cantiere?
- Associare il cliente?
- Collegare preventivi e computi?
- Organizzare documenti?
- Assegnare dipendenti e attività?
- Registrare informazioni economiche?
- Consultare lo stato della commessa?
Non è indispensabile che tutte queste funzioni siano presenti in ogni prodotto, ma è importante capire se il sistema è stato progettato per supportare il lavoro reale di un'impresa edile.
Un esempio concreto
- Gestionale generico
Un gestionale generico potrebbe permettere di creare un progetto denominato Ristrutturazione Via Roma.
- Ristrutturazione Via Roma
- Gestionale specifico
Un gestionale specifico potrebbe invece consentire di trattare quella commessa come un vero cantiere, con dati tecnici, lavorazioni, documenti, personale e informazioni economiche organizzate in modo coerente.
- Dati tecnici
- Lavorazioni
- Documenti
- Personale
- Informazioni economiche
La differenza non sta nel nome utilizzato, ma nelle operazioni che il sistema permette di svolgere.
Controlla il collegamento tra preventivo, computo metrico e cantiere
Questo è uno dei criteri più importanti.
Molte imprese preparano preventivi e computi con strumenti separati rispetto a quelli utilizzati durante l'esecuzione.
Quando il lavoro viene acquisito, le informazioni devono essere trasferite manualmente.
Questo può provocare duplicazioni, errori e perdita di collegamenti tra ciò che era stato preventivato e ciò che viene effettivamente eseguito.
- Preventivo
- Computo metrico
- Cantiere
Cosa dovrebbe consentire un buon sistema
Il software dovrebbe permettere, direttamente o attraverso procedure di importazione, di utilizzare le informazioni economiche iniziali come riferimento per la commessa.
Durante la valutazione verifica:
- Come si crea un preventivo.
- Come vengono gestite le voci e le quantità.
- Se sono disponibili computi metrici.
- Se è possibile utilizzare prezzari.
- Quali formati possono essere importati ed esportati.
- Come viene collegato il preventivo al cantiere.
- Come vengono gestite le modifiche successive.
- Se è possibile confrontare importi previsti ed effettivi.
“Mi mostri come passo da un preventivo approvato alla gestione del cantiere, senza dover reinserire tutte le informazioni.”
È una domanda molto più utile di chiedere semplicemente se il software dispone di un modulo preventivi.
Valuta il controllo economico delle commesse
Un'impresa può fatturare molto e avere comunque difficoltà economiche.
Il fatturato non coincide con l'utile e il risultato di una commessa dipende da numerosi fattori: materiali, manodopera, forniture, noleggi, subappalti, spese generali e imprevisti.
Per questo, il controllo dei costi dovrebbe essere uno degli elementi centrali nella scelta di un gestionale edile.
Le informazioni da distinguere
- 01Budget iniziale: quanto prevedi di spendere.
- 02Costi registrati: quanto risulta effettivamente sostenuto sulla base delle informazioni disponibili.
- 03Ricavi previsti: quanto l'impresa prevede di ricavare dalla commessa.
- 04Ricavi maturati o contabilizzati: quanto risulta riconosciuto secondo lo stato e le regole della commessa.
- 05Importi fatturati: quanto è stato documentato attraverso fatture.
- 06Incassi: quanto è stato effettivamente ricevuto.
Questi valori non devono essere confusi.
Esempio
Un'impresa acquisisce un lavoro da 180.000 euro.
Il costo preventivato è di 140.000 euro, con un margine stimato di 40.000 euro.
Durante l'esecuzione, i costi previsti aumentano a 155.000 euro.
Il margine stimato si riduce a 25.000 euro, a parità di ricavi.
Un gestionale che consente di rilevare tempestivamente questi scostamenti può aiutare la direzione a prendere decisioni prima della chiusura del cantiere.
“Se oggi volessi sapere quali cantieri stanno superando il budget, dove dovrei guardare?”
Il fornitore dovrebbe mostrarti un percorso concreto, non limitarsi a rispondere che la funzione è disponibile.
Verifica come vengono gestiti dipendenti, squadre e presenze
Nell'edilizia, il personale non lavora necessariamente sempre nella stessa sede.
Un dipendente può essere assegnato a un cantiere per alcuni giorni e successivamente spostato su un'altra commessa.
Per questo è importante verificare se il gestionale permette di organizzare le risorse umane in relazione all'attività operativa.
Funzionalità da valutare
- Anagrafiche dei dipendenti.
- Assegnazione ai cantieri.
- Gestione delle squadre.
- Registrazione delle presenze.
- Assenze, ferie e permessi.
- Pianificazione delle attività.
- Formazione e relative scadenze.
- Documentazione del personale.
- Esportazione dei dati necessari alle attività amministrative.
Non tutte le imprese avranno bisogno di ogni funzione.
La priorità è verificare che i dati relativi al personale possano essere gestiti in modo coerente con l'organizzazione del lavoro.
Attenzione alla rilevazione delle presenze. Se il software prevede timbrature geolocalizzate o altri strumenti di monitoraggio, verifica anche come il fornitore supporta la gestione dei dati e quali adempimenti devono essere valutati dall'impresa. La disponibilità di una funzione non equivale automaticamente alla sua utilizzabilità in qualsiasi contesto lavorativo.
Il software deve essere utilizzabile anche in cantiere
Uno dei problemi più frequenti nella digitalizzazione dell'edilizia è scegliere strumenti pensati esclusivamente per l'ufficio.
Ma molte informazioni nascono direttamente sul campo.
Il capocantiere deve consultare documenti, registrare attività, verificare incarichi e comunicare informazioni operative.
Un software utilizzabile da smartphone o tablet può facilitare queste attività.
Cosa controllare
- Applicazione mobile:
- esiste un'app dedicata oppure soltanto un sito utilizzabile da browser?
- Funzioni disponibili:
- cosa si può realmente fare da smartphone?
- Facilità d'uso:
- quanti passaggi servono per registrare un'attività?
- Fotografie e allegati:
- è possibile acquisire e associare documenti al cantiere?
- Connessione:
- cosa succede quando Internet è assente o instabile?
- Sincronizzazione:
- come vengono aggiornati i dati tra dispositivi?
Una prova utile
Durante la demo, non limitarti a osservare l'app sul telefono del venditore.
Chiedi di simulare una situazione reale:
“Sono in cantiere, devo consultare un documento e registrare un'attività. Mi mostri come si fa.”
Se l'operazione richiede troppi passaggi, potrebbe diventare un problema nell'utilizzo quotidiano.
Gestione documentale: organizzazione, accessi e versioni
Un'impresa edile può gestire numerosi documenti tecnici e amministrativi.
Un gestionale dovrebbe aiutare a trovare rapidamente ciò che serve, evitando la dispersione tra cartelle locali, email e applicazioni di messaggistica.
Cosa verificare
- Organizzazione per cantiere.
- Classificazione per tipologia.
- Caricamento di file e allegati.
- Ricerca dei documenti.
- Permessi di consultazione.
- Gestione delle versioni, se disponibile.
- Eventuali scadenze documentali.
- Download ed esportazione.
Il test dei cinque minuti
Carica alcuni documenti di esempio, tra cui un contratto, un elaborato tecnico e un documento amministrativo.
Poi prova a recuperarli utilizzando le funzioni di ricerca e navigazione.
Se trovare un documento è complicato durante una demo, difficilmente diventerà più semplice quando l'archivio conterrà migliaia di file.
Ricorda inoltre che un archivio digitale non coincide necessariamente con un sistema di conservazione a norma.
Magazzino, materiali e fornitori: servono davvero?
Dipende dall'attività dell'impresa.
Un'azienda che acquista materiali direttamente per ogni cantiere potrebbe avere esigenze diverse da una che gestisce un deposito centrale e trasferisce frequentemente prodotti tra più commesse.
Quando i materiali rappresentano una componente importante del lavoro, è utile valutare un software con funzioni dedicate.
- 01
Magazzino
Verifica se permette di gestire articoli, quantità, depositi, movimenti e disponibilità.
- 02
Fornitori
Controlla come vengono organizzate anagrafiche, documenti e informazioni sugli acquisti.
- 03
DDT
Valuta se il software consente di registrare documenti di trasporto e collegarli alle operazioni pertinenti.
- 04
Verifica degli acquisti
Alcune soluzioni offrono controlli tra ordini, consegne e fatture, utili per individuare differenze di quantità o prezzo.
“Se un materiale viene acquistato, consegnato e successivamente trasferito in un altro cantiere, come posso ricostruire i movimenti?”
La risposta ti aiuterà a capire il livello di controllo effettivamente offerto.
Controlla i ruoli e i permessi degli utenti
Non tutti i collaboratori devono avere accesso alle stesse informazioni.
Responsabile di cantiere
Un responsabile di cantiere potrebbe aver bisogno di consultare lavorazioni, documenti e personale assegnato.
- Lavorazioni
- Documenti
- Personale
Amministrativo
Un amministrativo potrebbe occuparsi di fatture, pagamenti e documentazione contabile.
- Fatture
- Pagamenti
- Documentazione contabile
Titolare
Il titolare potrebbe aver bisogno di una visione complessiva dell'azienda.
- Visione complessiva
Un gestionale dovrebbe permettere di organizzare gli accessi in base alle responsabilità.
Cosa verificare
- Esistenza di ruoli differenti.
- Permessi di lettura e modifica.
- Possibilità di limitare le funzioni disponibili.
- Gestione dell'accesso alle informazioni riservate.
- Revoca degli accessi.
- Eventuale tracciamento delle operazioni.
“Posso consentire a un collaboratore di lavorare sui cantieri senza permettergli di visualizzare tutte le informazioni economiche aziendali?”
Non basta sapere che esistono ruoli denominati Amministratore e Utente.
Bisogna verificare quanto siano effettivamente configurabili.
Interoperabilità: il gestionale comunica con gli altri strumenti?
È raro che un'impresa utilizzi un solo programma per ogni attività.
Potrebbero essere già presenti software di progettazione, contabilità, paghe, gestione documentale o strumenti specialistici.
Prima di scegliere un gestionale è importante verificare come queste applicazioni possono scambiare informazioni.
Importazione ed esportazione
Quali formati sono supportati?
Per esempio, potrebbero essere disponibili CSV, Excel o formati specialistici utilizzati nell'edilizia.
API e integrazioni
Il software offre interfacce per collegare sistemi esterni?
Se sì, quali operazioni sono supportate e a quali condizioni?
Compatibilità dei processi
L'integrazione non riguarda soltanto la possibilità di importare un file.
È importante capire se le informazioni mantengono la propria struttura e possono essere aggiornate correttamente.
Esempio
Un'impresa prepara un computo con un software specialistico e desidera utilizzarne i dati per la gestione della commessa.
Durante la valutazione dovrebbe verificare se il gestionale supporta un formato compatibile, quali informazioni vengono importate e cosa accade quando il computo viene modificato.
- Software di computo
- Formato compatibile
- Gestionale
La parola “integrabile” non è una garanzia: chiedi sempre di vedere un'integrazione funzionante.
BIM: è una funzionalità indispensabile?
Non necessariamente.
Il Building Information Modeling è rilevante in numerosi processi di progettazione, costruzione e gestione delle opere, ma le esigenze variano in base alle commesse.
Alcune imprese lavorano abitualmente con modelli IFC.
Altre ricevono prevalentemente elaborati PDF o CAD.
Cosa valutare
Se utilizzi il BIM, chiedi:
- Il software permette di caricare modelli?
- Supporta il formato IFC?
- È possibile visualizzare il modello in 3D?
- Si possono consultare le proprietà degli elementi?
- Sono gestite revisioni o versioni?
- Quali collegamenti esistono con i dati di cantiere?
- Il software modifica i modelli oppure li visualizza soltanto?
Quest'ultima domanda è importante. Un visualizzatore IFC non equivale a un software di modellazione BIM.
Se la tua impresa non utilizza attualmente modelli informativi, considera il BIM come un possibile requisito futuro, senza attribuirgli automaticamente la massima priorità.
Verifica la sicurezza dei dati aziendali
Un gestionale può contenere informazioni economicamente e operativamente sensibili.
Clienti, contratti, documenti, dipendenti, prezzi, commesse e dati finanziari devono essere protetti.
La sicurezza dovrebbe quindi entrare nella valutazione prima dell'acquisto.
Domande da porre al fornitore
Come vengono protetti gli account?
Verifica quali misure di autenticazione e protezione sono disponibili.
Come vengono separati i dati delle aziende?
Se la piattaforma serve più clienti, è importante conoscere il modello di isolamento delle informazioni.
Sono previsti backup?
Chiedi con quale frequenza vengono effettuati e quali procedure di recupero sono disponibili.
Chi può accedere ai dati?
Informati sui controlli relativi agli utenti e agli eventuali operatori del fornitore.
Quali condizioni disciplinano il trattamento dei dati personali?
Verifica documentazione contrattuale, responsabilità e informazioni sulla privacy.
Cosa accade in caso di interruzione del servizio?
Chiedi quali procedure di continuità e ripristino sono previste.
Nessun sistema può garantire l'assenza assoluta di incidenti informatici.
Un fornitore affidabile dovrebbe però essere in grado di spiegare le misure adottate e i limiti del servizio.
Esportazione dei dati: cosa succede se cambi software?
Questo è uno dei criteri più sottovalutati.
Quando un'impresa utilizza un gestionale per anni, al suo interno si accumulano informazioni importanti.
Cambiare piattaforma potrebbe diventare difficile se i dati non sono esportabili in formati utilizzabili.
Prima dell'acquisto, chiedi:
- Quali informazioni possono essere esportate?
- In quali formati?
- È possibile esportare documenti e allegati?
- L'esportazione è disponibile autonomamente?
- Esistono limiti o costi aggiuntivi?
- Cosa accade ai dati alla cessazione del contratto?
- Per quanto tempo rimangono disponibili?
- Come viene gestita la cancellazione?
Chiedi di esportare alcuni dati durante la prova.
Apri i file ottenuti e verifica che siano realmente utilizzabili.
Un file scaricabile non è necessariamente sufficiente per ricostruire correttamente le informazioni in un altro sistema.
Assistenza, formazione e supporto: non guardare soltanto il software
Anche una piattaforma ben progettata può richiedere supporto.
L'impresa potrebbe avere bisogno di chiarimenti sulle funzionalità, assistenza durante la configurazione o aiuto per risolvere problemi tecnici.
Cosa verificare
- Canali di contatto disponibili.
- Orari dell'assistenza.
- Tempi di risposta eventualmente garantiti.
- Documentazione e guide.
- Formazione iniziale.
- Supporto alla migrazione dei dati.
- Costi dei servizi aggiuntivi.
Durante la prova
Prova a contattare il supporto con una domanda concreta.
Valuta se la risposta è comprensibile e se ti aiuta a risolvere il problema.
L'assistenza non è soltanto una voce del contratto: può incidere direttamente sulla capacità dell'impresa di utilizzare il software.
Scalabilità: il gestionale crescerà insieme all'impresa?
Un gestionale dovrebbe rispondere alle esigenze attuali, ma è utile considerare anche quelle future.
Un'azienda che oggi gestisce tre cantieri potrebbe arrivare a gestirne quindici.
Il numero di dipendenti, utenti, documenti e operazioni potrebbe aumentare.
Cosa chiedere
- Esistono limiti sul numero di cantieri?
- Quanti utenti sono inclusi?
- È possibile aggiungere collaboratori?
- Sono disponibili piani superiori?
- Come vengono gestiti archiviazione e documenti?
- È possibile configurare permessi più articolati?
- Quali strumenti sono disponibili per imprese più strutturate?
- Come vengono gestiti eventuali cambiamenti di piano?
Non è necessario acquistare subito la soluzione più costosa.
È però importante capire se il prodotto offre un percorso di crescita sostenibile.
Quanto conta il prezzo nella scelta di un gestionale?
Il prezzo conta, naturalmente.
Ma confrontare soltanto due canoni mensili può portare a conclusioni sbagliate.
Un software da 30 euro al mese e uno da 100 euro al mese potrebbero offrire servizi, limiti e funzionalità molto diversi.
Allo stesso modo, una piattaforma costosa non è necessariamente più adatta.
Considera il costo totale
Il costo complessivo può includere:
- Abbonamento o licenza.
- Numero di utenti.
- Attivazione.
- Formazione.
- Assistenza.
- Moduli aggiuntivi.
- Archiviazione.
- Integrazioni.
- Migrazione dei dati.
- Servizi a consumo.
Esempio di confronto
Immaginiamo due soluzioni.
Software A
40 €/meseSoftware A: 40 euro al mese, ma richiede un secondo programma per le presenze e un terzo per la gestione dei documenti.
- Gestionale
- + Presenze
- + Documenti
Software B
90 €/meseSoftware B: 90 euro al mese, con le funzioni necessarie già integrate.
- Funzioni necessarie già integrate
Il Software B costa di più come singolo abbonamento, ma potrebbe avere un costo complessivo inferiore se consente di eliminare strumenti separati.
Naturalmente, il confronto deve considerare anche la qualità delle funzionalità e gli eventuali costi di migrazione.
Valuta il tempo risparmiato
Se un software permette di risparmiare alcune ore di lavoro amministrativo ogni mese, il beneficio può compensare una parte del canone.
Il risparmio, però, va misurato con dati reali, non dato per scontato sulla base di promesse commerciali.
Come confrontare due gestionali per imprese edili
Per rendere il confronto più oggettivo, è utile preparare una matrice di valutazione.
Non tutti i criteri hanno la stessa importanza per ogni azienda.
Una piccola impresa potrebbe dare più peso alla semplicità d'uso e al prezzo.
Un'azienda strutturata potrebbe privilegiare controllo economico, permessi, integrazioni e scalabilità.
Esempio di matrice
Assegna a ogni criterio un'importanza da 1 a 5 e valuta ciascun software con un punteggio da 1 a 5.
| Criterio | Importanza | Software A | Software B |
|---|---|---|---|
| Gestione cantieri | 5 | 4· 20 | 5· 25 |
| Preventivi e computi | 5 | 3· 15 | 5· 25 |
| Controllo costi | 5 | 3· 15 | 4· 20 |
| Gestione personale | 4 | 4· 16 | 5· 20 |
| Facilità d'uso | 5 | 5· 25 | 3· 15 |
| App mobile | 4 | 3· 12 | 5· 20 |
| Documenti | 4 | 4· 16 | 4· 16 |
| Sicurezza e permessi | 5 | 4· 20 | 4· 20 |
| Importazione ed esportazione | 4 | 3· 12 | 4· 16 |
| Assistenza | 4 | 5· 20 | 4· 16 |
| Costo complessivo | 4 | 5· 20 | 3· 12 |
| Totale ponderato | max 245 | 191 | 205 |
I punteggi sono puramente illustrativi e non rappresentano prodotti reali.
Per calcolare il risultato, moltiplica l'importanza di ciascun criterio per il voto assegnato al software.
Somma i risultati e confronta i totali.
Questo metodo non elimina la componente soggettiva, ma aiuta a rendere esplicite le priorità dell'impresa.
Aggiungi i requisiti indispensabili
Prima di utilizzare il punteggio, identifica anche le condizioni che un software deve obbligatoriamente soddisfare.
Per esempio, se la tua impresa necessita di importare uno specifico formato di computo, un prodotto che non lo supporta potrebbe essere escluso indipendentemente dal punteggio complessivo.
Un punteggio elevato non compensa necessariamente l'assenza di una funzione indispensabile.
Le 15 domande da fare prima di scegliere un gestionale edile
Questa checklist può essere utilizzata durante una demo, una prova gratuita o un confronto tra fornitori.
Gestione operativa
- 1.Posso gestire più cantieri contemporaneamente?Verifica come vengono organizzate commesse, dati e documenti.
- 2.Posso collegare preventivi e computi metrici ai cantieri?Chiedi di vedere il flusso completo.
- 3.Posso controllare budget, costi effettivi e andamento economico?Verifica da dove provengono i dati.
- 4.Posso organizzare dipendenti, squadre e presenze?Controlla le funzioni realmente disponibili.
- 5.Posso registrare attività e consultare informazioni direttamente dal cantiere?Prova la versione mobile.
Organizzazione e integrazione
- 6.Posso archiviare e trovare rapidamente i documenti?Verifica ricerca, classificazione e accessi.
- 7.Posso gestire materiali, fornitori e mezzi se la mia impresa ne ha bisogno?Valuta i processi reali.
- 8.Posso configurare ruoli e permessi differenti?Chiedi una dimostrazione pratica.
- 9.Posso importare dati dai software che utilizzo già?Verifica formati e limitazioni.
- 10.Posso utilizzare o consultare modelli BIM e IFC, se necessario?Distingui visualizzazione, modifica e integrazione.
Affidabilità e investimento
- 11.Come vengono protetti i dati aziendali?Chiedi informazioni su autenticazione, backup e accessi.
- 12.Posso esportare i miei dati e documenti?Effettua una prova.
- 13.Che tipo di assistenza e formazione sono disponibili?Verifica canali, condizioni e costi.
- 14.Il software può accompagnare la crescita della mia impresa?Controlla limiti, utenti e piani.
- 15.Quanto mi costerà realmente utilizzare il sistema?Considera abbonamento, servizi e componenti aggiuntivi.
Come utilizzare la checklist
Per ogni domanda, non limitarti a segnare sì o no.
Annota anche:
- Disponibile
la funzione esiste ed è stata verificata.
- Parzialmente disponibile
copre soltanto una parte delle esigenze.
- Non disponibile
il software non supporta il requisito.
- Da verificare
non hai ancora ricevuto una dimostrazione o una risposta sufficiente.
Una valutazione basata su prove concrete è più affidabile di una basata esclusivamente sulle descrizioni commerciali.
Cinque errori da evitare prima dell'acquisto
- Errore 1
Scegliere il software con più funzionalità
Una piattaforma molto completa non è automaticamente la soluzione migliore.
Funzioni inutilizzate possono aumentare la complessità senza produrre benefici.
- Errore 2
Non coinvolgere chi utilizzerà il gestionale
Il titolare potrebbe apprezzare dashboard e report, mentre il personale operativo potrebbe trovare difficile registrare le attività.
Coinvolgi almeno una persona per ciascun ruolo importante.
- Errore 3
Fidarsi soltanto della dimostrazione commerciale
Una demo può mostrare il software nelle condizioni migliori.
Quando possibile, effettua una prova con dati e attività reali.
- Errore 4
Non considerare la migrazione
Passare a un nuovo sistema richiede spesso di organizzare anagrafiche, documenti e informazioni esistenti.
Verifica prima quali dati possono essere importati e quanto lavoro sarà necessario.
- Errore 5
Non verificare assistenza ed esportazione
Sono due aspetti che possono diventare fondamentali nel tempo.
È meglio chiarirli prima dell'acquisto, non quando si presenta un problema.
Come provare un gestionale prima di acquistarlo
Una prova gratuita dovrebbe servire a verificare processi reali, non soltanto a esplorare i menu.
Per questo è utile definire un piccolo percorso di test.
- Giorno1
Configurazione
Inserisci le informazioni essenziali dell'impresa e crea un cantiere di prova.
- Giorno2
Preventivo e commessa
Prepara un'offerta oppure importa un documento compatibile e verifica come viene organizzato.
- Giorno3
Personale
Aggiungi alcuni dipendenti, verifica le assegnazioni e prova le funzioni relative alle presenze.
- Giorno4
Documenti
Carica documenti di tipologie differenti e prova a recuperarli.
- Giorno5
Operatività
Utilizza le funzioni disponibili per registrare attività, informazioni o movimenti collegati al cantiere.
- Giorno6
Controllo
Verifica quali dati economici e operativi sono consultabili e come vengono aggiornati.
- Giorno7
Valutazione
Coinvolgi i collaboratori che hanno utilizzato il sistema e raccogli le loro osservazioni.
Questo percorso è soltanto un esempio: adattalo alle funzionalità del prodotto e alla durata della prova disponibile.
Alla fine, dovresti essere in grado di rispondere a una domanda semplice:
“Questo software rende più facile gestire il lavoro della mia impresa?”
Quando conviene scegliere un gestionale integrato
Non tutte le aziende devono sostituire ogni programma specialistico.
Un'impresa può continuare a utilizzare strumenti di progettazione, contabilità o calcolo particolarmente adatti al proprio lavoro.
Il problema nasce quando le informazioni devono essere continuamente copiate da un sistema all'altro.
Un gestionale integrato può diventare interessante quando l'impresa desidera collegare:
- Clientiepreventivi
- Preventiviecantieri
- Computielavorazioni
- Dipendentieattività operative
- Materialiecommesse
- Documentieprocessi
- Costiecontrollo economico
In questi casi, la valutazione dovrebbe concentrarsi non soltanto sulle singole funzionalità, ma soprattutto sulla qualità dei collegamenti tra i processi.
Valutare Restruct come gestionale per la propria impresa edile
Restruct è una piattaforma gestionale dedicata alle imprese edili, progettata per riunire numerosi processi aziendali in un unico ambiente digitale.
Comprende strumenti per la gestione dei cantieri, preventivi, computi metrici, dipendenti, documenti, magazzino, flotta e controllo aziendale.
La piattaforma include inoltre funzionalità dedicate ai modelli BIM, strumenti di pianificazione e un assistente AI, secondo le disponibilità e le condizioni del servizio.
Come valutare Restruct concretamente
Se stai confrontando diversi software, puoi utilizzare la checklist di questa guida anche durante la prova di Restruct.
In particolare, puoi verificare:
- Gestione dei cantieri: come vengono organizzate le commesse e le informazioni collegate.
- Preventivi e computi metrici: come si creano e si utilizzano le informazioni economiche.
- Dipendenti: come vengono gestite anagrafiche, presenze e attività.
- Documenti: come vengono organizzati i file aziendali e di cantiere.
- Magazzino e flotta: quali strumenti sono disponibili per materiali e mezzi.
- Controllo aziendale: quali informazioni e analisi possono essere consultate.
- Web e mobile: quali operazioni sono disponibili nelle rispettive interfacce.
Non è necessario acquistare un piano per iniziare a conoscere la piattaforma: puoi registrarti e utilizzare la prova gratuita secondo le condizioni attualmente previste.
Se preferisci, puoi anche richiedere una dimostrazione guidata per valutare le funzionalità più adatte alla tua attività.